На этапе подачи заявления

Непредоставление действительного проездного документа и неприложение необходимых документов. Неуплата государственной пошлины

На этапе подачи заявления: на продление национальной визы, предоставления разрешения на временное пребывание, разрешения на постоянное проживание и разрешение на пребывание долгосрочного резидента ЕС иностранец должен предъявить действительный проездной документ и приложить к заявлению четыре или одну (- для продления национальной визы) фотографии, соответствующие определённым требованиям – в противном случае заявление будет оставлено без рассмотрения. Необходимо помнить, что законодательство, касающееся предоставления конкретных разрешений может предусматривать также и другие необходимые документы, которые необходимо предоставить на этапе подачи заявления, например, для разрешения на пребывание долгосрочного резидента ЕС это юридическое основание на жилое помещение.

В обоснованных случаях, если у иностранца нет действительного проездного документа и его получение невозможно он может предъявить другой документ, подтверждающий его личность и гражданство вне всяких сомнений. При этом он должен подробно объяснить почему невозможно получить проездной документ и доказать, что он предпринимал усилия для его получения.

Что касается фотографий, то они должны соответствовать определённым требованиям:

- неповреждённые, цветные, с хорошей резкостью, размером 35мм x 45мм

- сделанные не ранее, чем за 6 месяцев до подачи заявления

- на которых должно быть изображено лицо заявителя от макушки до верхней части плеч, так, чтобы лицо занимало 70-80% фотографии, на однородном светлом фоне, лицом вперёд, глядя прямо перед собой с открытыми глазами, непокрытыми волосами с естественным выражением лица и закрытым ртом, а также отображающую натуральный цвет его кожи

- чётко представляющую глаза иностранца, особенно его зрачки, так, чтобы линия глаз была параллельна верхней части фотографии

В ситуации, если заявление касается лица с врождёнными или приобретёнными нарушениями зрения оно может приложить к заявлению фотографии, изображающие его в очках с тёмными стёклами, но тогда оно должно приложить документы, подтверждающие его инвалидность, а в случае невозможности их предоставления предоставить справку об инвалидности.

В случае же лица, которое носит головной убор в соответствии с положениями своего вероисповедания, оно прилагает к заявлению фотографии, изображающие его в этом головном уборе, Головной убор не может закрывать или деформировать овал лица. Дополнительно иностранец прилагает к заявлению справку о его принадлежности к религиозному объединению.

Закон об иностранцах допускает возможность в обоснованных случаях приложение фотографий с закрытыми глазами, неестественным выражением лица или с открытым ртом, если это будет объективно обоснованно, например состоянием здоровья иностранца.

Отсутствие какого-либо из этих документов: проездного документа, фотографий, соответствующих требованиям, возможно других необходимых документов представляет собой формальный недочёт заявления, который в случае, если он не будет устранён после вызова по повестке воеводой, проводящим рассмотрение дела в установленный срок, приведёт к оставлению заявления без рассмотрения. Основанием для таких действий является ст. 64 § 2 Кодекса административного производства

В случае членов семей граждан Европейского союза приложение к заявлению о выдаче вида на жительство члена семьи гражданина Европейского союза и к заявлению о выдаче постоянного вида на жительство члена семьи гражданина Европейского союза также необходимо приложить фотографии, соответствующие описанным выше требованиям также обязательно, причём требуется приложение пяти фотографий. Если речь идёт о самих гражданах Евросоюза такие требования относятся только к выдаче документа, подтверждающего право на постоянное проживание. Аналогичные правила относятся к гражданам Соединённого Королевства Великобритания и Северная Ирландия – бенефициарам договора о выходе Великобритании из структур Евросоюза. В любом из этих случаев необходимо также предъявление действительного проездного документа.

Государственная пошлина - это выплата, взимаемая за предоставление разрешения на пребывание, разрешение на работу или продление национальной/Шенгенской визы, которую необходимо оплатить заранее, то есть она должна быть оплачена на момент подачи заявления, в противном случае заявление будет возвращено (ст. 261 § 2 Кодекса административного производства). Это означает, что, если иностранец не оплатит государственную пошлину до подачи заявления он будет вызван воеводой для её оплаты в срок от 7 до 14 дней. Если он не явится по повестке, он должен рассчитывать на то, что воевода вернёт его заявление в ходе решения. Это решение можно обжаловать. Государственную пошлину необходимо оплатить на банковский счёт или в кассе налогового органа, которым является мэр города по месту нахождения воеводы, которому подаётся заявление. Документальное подтверждение оплаты производится с помощью приложения к заявлению подтверждения внесения оплаты. В случае, если разрешение не будет предоставлено иностранцу или он не получит продление визы он может обратиться за возвратом оплаченной пошлины.

Необходимо обратить внимание на то, что оформление дел о рассмотрении заявлений граждан ЕС и членов их семей проводится на бесплатной основе.