Szczegółowe objaśnienie
Osobiste działanie
W określonych przepisami prawa przypadkach, strona obowiązana jest działać we własnym imieniu bez możliwości reprezentowania jej przez pełnomocnika.
Obowiązek osobistego działania strony może wynikać z przepisów szczególnych (np. wymóg osobistego stawiennictwa cudzoziemca na wezwanie w następstwie złożenia wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt w Polsce za pośrednictwem MOS), bądź może zostać on nałożony przez organ administracji, który prowadzi postępowanie i wymagają tego okoliczności sprawy (np. konieczność złożenia wyjaśnień do protokołu).
Obowiązek osobistego działania strony powinien zostać wyraźnie sformułowany w przepisach prawa bądź w zawiadomieniu organu administracji skierowanym do strony. W pozostałych przypadkach strona ma prawo działania za pośrednictwem pełnomocnika.
Udzielenie pełnomocnictwa
Pełnomocnikiem może zostać osoba posiadająca zdolność do czynności prawnych, w tym osoba spokrewniona ze stroną. Działający w imieniu strony pełnomocnik może być także pełnomocnikiem profesjonalnym, tj. radcą prawnym lub adwokatem. Rzecznik patentowy oraz doradca podatkowy może być pełnomocnikiem strony tyko w określonych postępowaniach i przed organami wskazanymi w szczególnych przepisach.
Pełnomocnictwo musi być udzielone pisemnie, w postaci papierowej lub elektronicznej, albo zostać zgłoszone ustnie do protokołu. W aktach sprawy powinien znajdować się oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa.
Strona ma również prawo ustanowienia kilku pełnomocników. Pełnomocnictwo powinno być udzielone konkretnej osobie w sposób nie budzący wątpliwości. Istnieje także możliwość udzielenia przez ustanowionego pełnomocnika strony – pełnomocnictwa dalszego, ale taka możliwość powinna wynikać z treści pełnomocnictwa, które zostało mu udzielone. Jednocześnie pełnomocnik będący adwokatem lub radcą prawnym może ustanowić pełnomocnika substytucyjnego.
Należy także pamiętać, iż w związku z udzieleniem pełnomocnictwa konkretnej osobie powinna zostać wniesiona opłata skarbowa w wysokości 17 zł. Brak wniesienia tej opłaty nie wstrzymuje procedowania sprawy. Organ administracji zgłasza jednak brak uiszczenia opłaty skarbowej do właściwego organu podatkowego.
Treść pełnomocnictwa określa także jego zakres - może ono zatem wskazywać organy, przed którymi pełnomocnik reprezentuje stronę, a także te czynności, które może on w imieniu strony podejmować.
Doręczanie korespondencji
Po ustanowieniu w sprawie pełnomocnika, to on powinien być zawiadamiany o wszelkich czynnościach podejmowanych w toku postępowania. Jego pominięcie jest równoznaczne z pominięciem w postępowaniu strony.
W przypadku ustanowienia więcej niż jednego pełnomocnika doręczenia pism w postępowaniu powinno następować jednemu z nich. Strona ma możliwość wskazania tego pełnomocnika, który będzie właściwy do doręczeń.
Cofnięcie pełnomocnictwa
Na każdym etapie postępowania strona ma prawo cofnięcia pełnomocnictwa. Prawo wypowiedzenia pełnomocnictwa ma również sam pełnomocnik.
Czynności te są skuteczne dopiero w momencie, gdy informacja o nich dotrze do organu administracji. Do tego czasu organ administracji ma obowiązek przyjmowania, iż strona jest reprezentowana przez konkretnego pełnomocnika.
