Doręczenia

Szczegółowe objaśnienie

Zgodnie z przepisami, organ administracji doręcza pisma oficjalnie, na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych lub w swojej siedzibie.

W przypadku niemożności doręczenia tą drogą, doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego, którym obecnie jest Poczta Polska Spółka Akcyjna, z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, lub też doręcza pisma przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.

W ostateczności, w przypadku również braku możliwości doręczenia z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, organ administracji może doręczyć pismo przesyłką rejestrowaną, tj. przesyłką pocztową przyjętą za pokwitowaniem przyjęcia i doręczaną za pokwitowaniem odbioru.

Organ administracji może doręczyć pismo bezpośrednio stronie, tj. osobie, której sprawa dotyczy, przedstawicielowi ustawowemu, jeżeli strona nie ma pełnej zdolności do czynności prawnych, bądź pełnomocnikowi strony, jeżeli został on ustanowiony.

Należy pamiętać, że w przypadku ustanowienia w sprawie pełnomocnika (patrz: Osobiste działanie) - jemu doręcza się pisma. W sytuacji, gdy strona działa za pośrednictwem kilku pełnomocników, może ona wskazać tego, któremu pisma należy doręczać. Istotne jest informowanie organu o wypowiedzeniu pełnomocnictwa w przypadku, gdy strona zamierza zrezygnować z pełnomocnika lub wyznaczyć inną osobę do doręczeń.

Istnieje także obowiązek informowania organu administracji o każdej zmianie adresu do doręczeń. W przeciwnym razie doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny.

Adres do doręczeń elektronicznych to adres elektroniczny, na który organ przesyła pismo w formie dokumentu elektronicznego. Doręczenie pisma na taki adres następuje tylko wówczas, gdy adresat korespondencji posiada taki adres, tj. jest on wpisany do prowadzonej przez ministra właściwego do spraw cyfryzacji bazy adresów elektronicznych, będącej rejestrem publicznym. Korespondencję uznaje się za doręczoną z chwilą odebrania jej przez adresata po wpłynięciu na adres do doręczeń elektronicznych albo z upływem 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji na ten adres, jeżeli nie została w tym czasie przez adresata odebrana.

W przypadku, gdy doręczenie pisma nie następuje na adres do doręczeń elektronicznych, następuje w miejscu zamieszkania lub pracy adresata albo na adres do korespondencji wskazany w bazie adresów elektronicznych (ten ostatni przypadek dotyczy tylko, gdy adresat posiada adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, prowadzonej przez ministra właściwego do spraw cyfryzacji, a doręczenie pisma na ten adres z przyczyn prawnych lub faktycznych nie jest możliwe). Pisma można także doręczać wyjątkowo, w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata. Odbierający pismo potwierdza doręczenie swoim podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Jednakże odmowa przyjęcia pisma, czy też odmowa złożenia podpisu i daty nie oznacza, że doręczenie nie jest skuteczne. W takiej sytuacji pismo zwracane jest nadawcy z adnotacją o odmowie odbioru pisma i dacie zdarzenia i umieszcza się je w aktach sprawy uznając za datę doręczenia dzień odmowy przyjęcia pisma.

W przypadku, gdy występują trudności w doręczeniu pisma bezpośrednio stronie, przedstawicielowi ustawowemu bądź pełnomocnikowi stosuje się tzw. doręczenie zastępcze, tj. doręczenie pisma za pokwitowaniem osobie pełnoletniej (dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu), która zobowiąże się do oddania przesyłki adresatowi. W takiej sytuacji pozostawia się także stronie zawiadomienie (w skrzynce pocztowej, lub gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania) z informacją o doręczeniu zastępczym.

Jeżeli taka forma doręczenia również nie jest możliwa, pracownik operatora pocztowego pozostawia pismo na okres 14 dni w urzędzie pocztowym lub urzędzie gminy, o czym adresat jest zawiadamiany pisemnie dwukrotnie. Zawiadomienie (awizo) o możliwości odebrania pisma w ciągu 14 dni od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia pozostawia się w skrzynce pocztowej lub innym widocznym miejscu. Po upływie 14 dni, jeśli pismo nie jest odebrane przez stronę, następuje zwrot przesyłki do nadawcy. Po tym terminie doręczenie uznaje się za dokonane, a przesyłka pozostawiona w aktach sprawy. Jest to tzw. fikcja doręczenia. Należy pamiętać, że zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki oraz umieszczone na nim przez pracownika poczty adnotacje stanowią dokument urzędowy.

Należy wskazać, że jeżeli strona, która nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu albo siedziby w Rzeczypospolitej Polskiej, innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej albo państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stronie umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w Rzeczypospolitej Polskiej i nie działa za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej, jest obowiązana wskazać w Rzeczypospolitej Polskiej pełnomocnika do doręczeń. Tego obowiązku nie ma w przypadku, gdy doręczenie następuje usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, tj. na adres do doręczeń elektronicznych. W przypadku zaniechania realizacji takiego obowiązku przeznaczone dla tej strony pisma pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Stronę należy o tym pouczyć przy pierwszym doręczeniu. Strona powinna być również pouczona o możliwości złożenia odpowiedzi na pismo wszczynające postępowanie i wyjaśnień na piśmie oraz o tym, kto może być ustanowiony pełnomocnikiem.