Braki formalne

Szczegółowe objaśnienie

Podania wnoszone do organu administracji mogą mieć różną formę (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) i mogą być wnoszone na różne sposoby, tj. pisemnie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ustnie do protokołu, czy (obecnie rzadziej) telegraficznie i za pomocą telefaksu. W zależności od jego formy przepisy określają konkretne wymogi, jakie podanie musi spełnić, aby zostało rozpatrzone. Musi ono zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres (czy też adres elektroniczny), jasno sprecyzowane żądanie oraz podpis wnoszącego (czy też kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany, a w przypadku ustnego wniesienia podania – podpis pracownika urzędu, który sporządza protokół).

Po wniesieniu podania organ administracji analizuje, czy podanie (wniosek) nie zawiera braków formalnych, tj. wad, z uwagi na które podanie nie może zostać rozpatrzone. Jeżeli podanie nie spełnia określonych przepisami wymogów (tj. zawiera braki formalne), organ administracji wszczyna postępowanie warunkowo i uzależnia dalsze jego prowadzenie od uzupełnienia braków.

W tym celu organ administracji wzywa wnoszącego do ich usunięcia w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia doręczenia wezwania. Wezwanie powinno zawierać dane organu administracyjnego i dane wzywanego, cel wezwania (tj. wskazanie jakimi brakami obarczone jest wniesione podanie), termin, w którym należy usunąć braki formalne podania oraz pouczenie, że w przypadku nieusunięcia braków formalnych podania, organ rozpatrujący sprawę zakończy postępowanie pozostawiając wniosek bez rozpoznania. Jeżeli podanie nie zawiera adresu wnoszącego podanie i organ administracji nie ma możliwości ustalenia tego adresu, a w konsekwencji nie ma możliwości wezwania do usunięcia takiego braku, organ ten pozostawia podanie bez rozpoznania.

Jeżeli wszystkie braki formalne wniosku zostaną usunięte w terminie określonym w wezwaniu organ administracji przystąpi do rozpatrywania sprawy.

Jeśli jednak braki nie zostaną uzupełnione lub zostaną uzupełniane niewłaściwie (np. tylko częściowo) organ administracji nie będzie rozpatrywał wniosku tj. pozostawi go bez rozpoznania.

Nie wszystkie braki wniosku są brakami formalnymi. Organ administracji może w toku postępowania wezwać stronę do uzupełnienia materiału dowodowego jeśli jest to niezbędne dla rozstrzygnięcia sprawy. Takie jednak wezwanie nie spowoduje, że wniosek nie zostanie rozpatrzony nawet, jeśli strona nie przedłożyła dokumentów o które została wezwana.